Suzzy Microsoft Excel est un tableur conçu pour aider les utilisateurs à traiter automatiquement une masse de données, et ce, en un temps record. A cet effet, d’immenses fonctionnalités ont été implémentées à ce pack office. C’est le cas de la liste déroulante dont la création nécessite des connaissances avérées en la matière. Découvrez à travers cet article, comment la créer et l’utiliser convenablement.
Utiliser les données des cellules d’Excel
Sur la barre des outils, cliquez sur le menu « Données », pour accéder aux outils de données. À cette étape précise, cliquez sur « Validation des données ». Très intuitif, le tableur vous présente à la suite de cette opération, une boite de dialogue. Sélectionnez « Liste » comme critère de validation puis un petit champ apparaitra pour vous permettre de définir la source des données à faire figurer.
À l’aide de la souris, choisissez la plage des données concernées par votre action puis validez. Vous allez ensuite sortir de la boite de dialogue et remarquer qu’un menu déroulant a été créé avec succès, dans la cellule concernée. Si après toutes ces étapes, vous n’obtenez pas le résultat escompté, retournez dans le menu « Données » du ruban excel et assurez-vous d’avoir coché la case liste ou menu déroulant. Car, si cette dernière est désactivée, votre menu déroulant ne s’affichera pas dans la cellule.
Sachez que dans le tableur excel, il est possible de créer des menus déroulants dans plusieurs cellules à la fois et en une seule opération. Pour ce faire, il vous faudra sélectionner toutes les cellules et répéter la même opération que lors de la création de la liste pour une seule cellule. Cependant, il faudra vous assurer que les références sélectionnées ne sont pas dynamiques, mais bien fixées avec le signe « $ ».
Effectuer une saisie manuelle des données
Si vous optez pour la saisie manuelle des données du menu déroulant, il vous faudra répéter le même procédé que dans la première option. Par contre, lors de l’entrée des données de références, plutôt que de sélectionner la plage de données, il vous faudra les renseigner manuellement.
Au cours de cette étape de numérisation des données, n’oubliez pas de séparer les données successives par un point-virgule ( ; ) afin de signaler au tableur excel qu’il s’agit bel et bien de différentes données.
Vous pouvez ajouter autant d’options que vous le souhaitez dans la liste tant que vous disposez des données sous la main. La petite astuce que nous recommandons à ce niveau est de dresser la liste de l’ensemble des données sur un support autre que le tableur puis de les copier simplement.
Faire usage de la formule OFFSET
La fonction OFFSET vous permet de faire directement usage d’une formule dans le champ source afin de bénéficier des données dans la liste excel. Pour ce faire, vous devez disposer au préalable des données inscrites dans une feuille du tableur.
Sélectionnez la cellule dans laquelle devra apparaitre le menu déroulant. Suivez toutes les étapes décrites comme dans le premier cas, et au niveau du champ source, entrez la formule suivante : = OFFSET (reference, rows, cols, height).
Notez que dans cette formule il faut cinq arguments pour qu’elle soit valide. La référence constitue le point de départ de la formule. Les données rows/cols représentent le décalage des cellules de référence. Lorsque les cellules sont fixes, vous pouvez mettre 0 comme valeur. La dernière valeur représente la hauteur ou le nombre de données contenues dans la plage. En renseignant convenablement chaque donnée, vous réaliserez à coup sûr, votre liste déroulante.
Pour aller plus loin, voici une vidéo qui va vous expliquer simplement comment créer une liste déroulante sur Excel
Vous voici capable de créer vos propres listes. N’hésitez pas à vous exercer encore et encore afin de bien vous imprégner de cette méthode.
Les listes déroulantes sont vraiment très utiles et peuvent vous faire gagner beaucoup de temps lors de la saisie de données sur Excel.
Donc à vous de jouer !
