Suzzy Le gestionnaire de voyages d’affaires est chargé de gérer, planifier et négocier les voyages des employés de l’entreprise. Il peut réserver des vols, des hôtels et des voitures de location pour l’ensemble de l’entreprise, contrairement à la plupart des employés qui s’en remettent à leur employeur pour ces services. Mais parfois, il est nécessaire de savoir comment bien s’organiser pour que le voyage soit réussi.
Lisez la suite pour savoir comment devenir un expert en gestion des voyages d’affaires.
1. Comprendre la politique de voyage de votre entreprise
La politique de voyage de votre entreprise aura un impact sur la façon dont le voyage sera organisé, sur les personnes qui voyagent et sur les raisons pour lesquelles elles voyagent. Toute politique de voyage doit cependant aborder certains points. Pour vous aider à vous organiser au mieux, il peut être pertinent de faire appel à l’agence de voyage d’affaires de votre choix qui vous aidera à déterminer la meilleure manière de procéder.
Il est important d’avoir une politique qui précise quels achats peuvent et ne peuvent pas être réalisés afin que vos voyageurs n’achètent pas sans le savoir des articles qui ne peuvent pas être remboursés ou n’engagent pas de dépenses inutiles sur leur carte d’entreprise. Vous devez vous assurer que votre politique définit clairement les dépenses professionnelles telles que les frais de divertissement, les repas et les frais d’inscription à des événements.
2. Comprenez les besoins de vos employés
En ce qui concerne les voyages d’affaires, chacun de vos employés a ses propres besoins. Des politiques de voyages d’affaires flexibles sont nécessaires pour garantir la satisfaction des employés qui voyagent pour le compte de l’entreprise. La satisfaction des employés peut également être améliorée par un gestionnaire de voyages d’affaires.
Ainsi, votre employé aura plus de temps à consacrer aux tâches essentielles de l’entreprise, car il aura une tâche administrative de moins à ajouter à sa liste. L’entreprise peut prendre des dispositions supplémentaires avec l’employé, comme l’obtention de visas et le dépôt de documents, la réservation de vaccins, l’organisation d’une assurance voyage et la réservation de restaurants et de salles de conférence pour l’employé.
La gestion et la rationalisation peuvent souvent prendre des heures lorsqu’il faut faire face à ces préoccupations supplémentaires. Pour que tout se passe bien, un gestionnaire de voyages d’affaires dédié sera le point de contact.
3. Créez un calendrier de voyage
Vous pouvez économiser beaucoup de temps et d’efforts en créant un itinéraire pour vos déplacements professionnels. En tant qu’assistant personnel, ou en tant que personne qui planifie les voyages de ses collègues, l’utilisation d’un itinéraire standard pour la préparation des voyages vous sera d’une aide précieuse. Nous vous recommandons d’utiliser un modèle d’itinéraire professionnel standard lorsque vous voyagez, que ce soit pour vous-même ou pour un groupe de collègues.
Bien que sa mise en place demande un certain effort, il vous fera gagner un temps précieux lors de vos déplacements. En plus de vous assurer que vous n’oubliez rien pour votre voyage, un itinéraire de voyage d’affaires vous permettra de ne pas vous perdre. Si vous planifiez, vous vous assurerez que toutes les réunions, les enregistrements et les départs ont lieu au moment prévu. Si vous chassez une grosse affaire, vous ne voulez pas être en retard à une réunion ou manquer un vol à la dernière minute.
Un mois de planification est l’un des avantages de réserver le plus tôt possible pour garantir des dispositions et des horaires spécifiques. Cela vous permet également de trouver le meilleur tarif et d’effectuer des changements de dernière minute si nécessaire lorsque vous planifiez.
4. Faites un suivi pour vous assurer que tout se déroule sans problème
Une fois que tout est en place, cela ne signifie pas que vous devez vous arrêter là. De nombreuses circonstances imprévues peuvent survenir, comme des retards dans les vols, des changements dans les réservations d’hôtel, des problèmes concernant le budget de voyage alloué, etc. Le suivi des fournisseurs vous donne amplement le temps de trouver une solution et de régler les problèmes imprévus. Il est par ailleurs essentiel de communiquer efficacement avec les travailleurs routiers.
La communication bilatérale est essentielle pour tenir un employé informé des changements d’horaire, des changements organisationnels, etc., indépendamment de l’endroit où il se trouve ou du type de voyage qu’il effectue.
Lorsque vous planifiez et organisez des voyages d’affaires, gardez ces conseils à l’esprit et vous serez sur la bonne voie pour maîtriser l’art de la gestion des voyages d’affaires.
