Suzzy Que vous soyez à la recherche d’un emploi ou déjà en fonction, le mail reste l’une des formes de communication les plus prisées aujourd’hui. Comme une lettre classique, cette correspondance comporte plusieurs parties. Il faut citer d’abord la salutation (la formule d’appel), le corps du mail et la conclusion du message. Cette dernière partie marque la fin du mail et ne doit pas être bâclée. En effet, la qualité de votre conclusion déterminera en grande partie, la suite qui sera donnée à votre correspondance. Pour une telle conclusion, il faut donc une signature du courrier bien construite. Il s’agit de la dernière ligne du mail suivie de votre propre signature. Pour bien vous positionner dans votre carrière vis-à-vis de vos collègues, employeurs potentiels ou non, vous gagnerez à soigner vos courriers électroniques et en particulier, leurs conclusions. Découvrez ici les éléments à y inclure et quelques exemples selon les situations.
Conclusion d’un mail professionnel : les éléments à y intégrer
Négliger la clôture d’un courriel professionnel est très peu professionnel. Pour plus de crédibilité auprès de son correspondant, il est indispensable d’inclure une bonne conclusion dans son mail. Cette dernière doit idéalement comporter les éléments suivants :
Votre nom complet
Pour la fin d’un courriel professionnel, il est de mise d’utiliser votre nom complet. Il n’est pas question d’inscrire un diminutif, un surnom, une quelconque abréviation ou même vos initiaux. De façon particulière, pour vos premières correspondances avec le destinataire, indiquez toujours votre nom et votre prénom en clôturant vos messages. L’avantage d’inscrire son nom complet dans sa signature de mail professionnel, c’est que le destinataire saura parfaitement celui avec qui il correspond. Il connaîtra clairement votre identité et ne vous confondra pas avec d’autres contacts, même si ces derniers ont des noms qui s’apparentent au vôtre.
Des formulations professionnelles
Il est de bon ton qu’un mail professionnel le soit jusqu’à la fin. Il n’est pas intéressant de faire un mélange en insérant des formulations familières dans votre message. Par exemple, lorsque vous écrivez à une personne à laquelle vous n’êtes lié que par une relation professionnelle, il serait déplacé d’écrire une formule du genre « à bientôt » à la fin. Soyez formel et professionnel au risque de mettre votre correspondant dans un certain inconfort. Les formulations souples pourraient être admises lorsque vous avez déjà une certaine proximité avec la personne à laquelle vous écrivez. Si vous avez des doutes, il est préférable de se ranger du côté du ton formel. Toutes les deux parties en sortiront gagnantes.
La formule de politesse
Il est courant d’oublier la formule de politesse lorsqu’on envoie un mail professionnel ou non. Dans le cas spécifique où vous avez déjà échangé plusieurs messages avec la même personne, il est très courant que la formule de politesse vous échappe. Pour ne pas en arriver là, il est préférable de l’insérer directement dans votre signature d’email professionnel. Avec cette astuce, vous ne risquez pas d’oublier. Attention cependant à choisir la formule qui régit le mieux votre situation et qui s’adapte à vos rapports avec le destinataire.
Que vous soyez parvenu à un niveau de conversation moins formel avec le correspondant ou non, il est recommandé de garder une formule de politesse formelle. En effet, il est bien possible que votre mail soit transmis à d’autres contacts avec lesquels, vous n’avez pas forcément les mêmes rapports. La bonne conclusion témoignera de votre professionnalisme et de votre souci du détail. Vous gagnerez ainsi facilement en estime auprès des autres correspondants et vos communications pourront désormais se faire avec aisance.
Conclusion de mail professionnel : la mise en forme
La mise en forme est un détail essentiel à la qualité d’une conclusion de mail professionnel. D’entrée, il est essentiel de procéder au formatage de votre signature électronique. Cette dernière sera visible après la formule de politesse.
Après la conclusion, il est impératif de placer une virgule. Ensuite, il faut marquer un espacement avant d’indiquer votre nom complet. En dessous de votre identité, vous ajouterez :
- votre fonction ou métier ;
- votre entreprise ;
- et vos informations de contacts.
Ces éléments doivent suivre scrupuleusement cet ordre. En ce qui concerne les informations de contacts, vous pouvez présenter vos contacts téléphoniques, votre adresse mail ou autres. Pour illustrer, voici quelques exemples de conclusions de courriels à caractère administratif.
Formule de politesse,
Nom et Prénom
Titre/Professionnel
Société
Numéro de téléphone portable & fixe
Adresse électronique (mail)
Lien vers votre page LinkedIn
Voici un autre exemple similaire avec une formule de politesse incluse :
Salutations,
Teresa Pozo Lopez
Experte du Soin Rebozo
Fondatrice de soin-rebozo.fr
contact @ soin-rebozo.fr
linkedin.com/in/teresapozolopez
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Président, l’expression de mes sentiments distingués,
Monsieur Jacky Michel
Enseignant
06-08-10-12-14
jamichel@email.com
N’êtes-vous toujours pas convaincu de l’intérêt de respecter toutes ces règles pour la conclusion de vos mails professionnels ? Voici les arguments qui devraient vous convaincre.
Conclusion de mail professionnel : les bonnes raisons
La conclusion d’un mail est la dernière partie de votre correspondance que lira le destinataire. C’est un facteur de motivation qui peut l’inciter à vous répondre rapidement lorsqu’elle est bien rédigée. Le cas échéant, vous pourrez ne pas avoir de réponse du tout. Une formule d’usage avec beaucoup de politesse à la fin de votre lettre lui confère un caractère professionnel. Aussi, l’intégration de vos coordonnées à la fin du mail permet au destinataire de vous contacter rapidement en cas de besoin, et ce, par divers canaux de communication.
Pour conclure, retenez que rédiger et présenter vos messages électroniques avec le même soin qu’une lettre imprimée est essentiel pour réussir votre communication commerciale. Vous renforcez par ce moyen, votre image de marque auprès de vos destinataires. Aussi, importe-t-il de suivre les conseils présentés dans ce guide pour réussir l’élaboration de vos conclusions de mails professionnels. Cela témoignera de votre souci du détail, de votre professionnalisme et de vos compétences.
